Elektronické doručování dokladů z pohledu DPH

V souvislosti s často diskutovaným tématem doručování daňových dokladů mezi odběrateli a dodavateli za pomocí emailové korespondence bez zaručeného elektronického podpisu byly přijaty závěry na jednání koordinačního výboru Generálního finančního ředitelství a Komory daňových poradců ČR, které legitimizují tento způsob doručování daňových dokladů při dodržení níže uvedených pravidel.

Citujeme z vyjádření Generálního finančního ředitelství:

Ustanovení § 26 odst. 4 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDPH“) nabízí dvě alternativy pro způsob vystavení daňového dokladu. Daňový doklad může být vystaven v analogové podobě, případně může být doklad se souhlasem osoby, pro kterou se uskutečňuje zdanitelné plnění nebo plnění osvobozené od daně s nárokem na odpočet daně i v elektronické podobě, přičemž toto ustanovení stanoví nezbytné podmínky pro vystavování dokladů v elektronické podobě. Otázka způsobu předání daňového dokladu mezi odběratelem a dodavatelem není v ZDPH řešena.

Na oblast způsobu předání dokladů dopadá článek 232 Směrnice Rady 2006/112/ES (dále jen „Směrnice“). Podle jeho znění lze daňové doklady předávat na papíře (send on paper), nebo pokud s tím jejich příjemce souhlasí, předávat nebo zpřístupňovat elektronickými prostředky (send or made available by electronic means). Situaci, kterou předkladatel ve svém příspěvku popisuje, tedy naskenované faktury odběratelem a zaslání prostřednictvím e-mailu odběrateli, lze podřadit pod pojem předání elektronickými prostředky.

Podle článku 233 Směrnice členské státy přijímají daňové doklady předané nebo zpřístupněné elektronickými prostředky pod podmínkou, že věrohodnost původu a neporušenost jejich obsahu jsou zaručeny jedním z těchto způsobů:

a) zaručeným elektronickým podpisem ve smyslu čl. 2 bodu 2 směrnice Evropského parlamentu a Rady 1999/93/ES ze dne 13. prosince 1999 o zásadách Společenství pro elektronické podpisy

b) prostřednictvím elektronické výměny dat (EDI) vymezené v článku 2 doporučení Komise 1994/820/ES ze dne 19. října 1994 o právních aspektech elektronické výměny dat, jestliže dohoda o této výměně stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost dat.

Daňové doklady lze předávat nebo zpřístupňovat i jinými elektronickými prostředky, s výhradu jejich přijímání členským státem nebo členskými státy, jichž se to týká.

Ustanovení § 26 odst. 4 zákona o DPH by mělo být novelizováno i s ohledem na novelu Směrnice č. 112/2006/ES Směrnicí Rady č.45/2010/ES, a to nejpozději v transpoziční lhůtě (do 31.12.2012). Směrnice Rady č.45/2010/ES novelizovala Směrnici č. 112/2006/ES, a to v oblasti pravidel vystavování elektronických dokladů. Jedním z cílů této Směrnice je, aby zacházení s papírovými doklady a elektronickými doklady bylo totožné a nepřineslo jiná omezení či administrativní bariéry.

Klíčovými kriterii pro doklady obecně je zajištění autenticity původu dokladu, integrity jeho obsahu a jeho čitelnost, která musí být garantována vystavitelem dokladu po celou dobu jeho uchování dle příslušných předpisů.

Naskenovaná originální faktura do elektronického PDF formátu a zaslaná e-mailem odběrateli nesplňuje kritéria pro elektronický doklad. Jedná se stále o doklad v papírové podobě, je pouze využit způsob doručení dokladu, a to elektronickými prostředky. Příjemce musí takový doklad opět vytisknout a nakládat s ním jako s papírovým dokladem (archivace atd.). Určité obtíže lze spatřovat v garanci obsahu takového dokladu kdy může být příjemcem změněn, ať již úmyslně nebo neúmyslně např. nevhodným použitím softwaru. Vystavitel dokladu je odpovědný za autenticitu původu dokladu, integritu jeho obsahu a jeho čitelnost. Nicméně lze připustit, při splnění obecných podmínek pro autenticitu dokladu, tuto další možnost doručení daňového dokladu, a to z důvodu snížení administrativní zátěže. V diskutovaném případu to znamená, že pokud správce daně shledá u odběratele i u dodavatele shodné doklady, pak nebude zpochybňovat způsob doručení dokladu tj. e-mailem.

Generální finanční ředitelství však doporučuje, aby mezi vystavitelem dokladu a jeho příjemcem existovala dohoda o způsobu a pravidlech zasílání dokladů a pravidlech využívání softwaru pro jeho čtení a tisk.

Generální finanční ředitelství je z výše uvedených důvodů toho názoru, že uvedeného způsobu lze použít jen za podmínek, kdy je dodavatelem resp. vystavitelem dokladu zaručena autenticita původu dokladu, integrita jeho obsahu a jeho čitelnost, která jím musí být garantována po celou dobu uchování dokladu dle příslušných právních předpisů.

Navíc je nutné připomenout, že v případě opravy podle § 43 ZDPH musí plátce, který uskutečnil zdanitelné plnění prokázat datum obdržení opravného daňového dokladu u plátce, pro kterého se plnění uskutečnilo a to i v případě využití této elektronické formy doručování dokladů.